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War for Talent, Fachkräftemangel und Bindung von High Potentials – wer sich in den letzten Jahren mit dem Thema Recruiting auseinander gesetzt hat, der kennt diese Probleme. Denn in vielen Branchen werden nicht etwa die Unternehmen von viel versprechenden Bewerbungen überschüttet, sondern es herrscht ein regelrechter Kampf um qualifizierte Nachwuchs- und Führungskräfte. Im Vergleich zur passiven Form der klassischen Online- oder Print-Anzeigen greifen deshalb viele Personaler auf Active Sourcing als Recruiting-Instrument zurück: Unternehmen kontaktieren aktiv die gewünschten Talente, nicht umgekehrt. Was es dabei zu beachten gilt und wie Ihr Einsatz beim Active Sourcing zum Erfolg führen kann, erklären wir in diesem Beitrag.

Wo findet man geeignete Kandidaten und wie spricht man sie an?

Aktives Recruiting sollte im Idealfall keine schnelle Lösung bei akutem Bedarf, sondern eine langfristige Maßnahme mit dem Ziel des Aufbaus eines eigenen Vorrats an geeigneten Kandidaten – eines so genannten Talentpools – sein. Statt also nur für die Besetzung aktueller Vakanzen an dieses Instrument zu denken, lohnt es, sich potenzielle Talente im Voraus zu kontaktieren und einen persönlichen Draht zu High Potentials aufzubauen. In einigen Bereichen werden die Kandidaten sogar bereits während des Studiums angesprochen.

Als Quellen haben sich hier abgesehen von Offline-Maßnahmen wie Messen, Events oder einfach dem Umhören im Freundes- und Bekanntenkreis folgende Methoden und Kanäle etabliert: Soziale (Business-)Netzwerke wie XING oder LinkedIn, spezielle Kandidaten-Suchmaschinen wie z. B. Talentwunder oder Dice Open Web, die klassischen Lebenslaufdatenbanken der großen Jobbörsen oder aber das Durchsuchen aller erdenklichen Web- und Social-Media-Sites mit Hilfe von Google und der so genannten X-Ray-Suche. Die X-Ray-Suche gilt bei professionellen Active Sourcern als die Königsdisziplin, wenn es um die Rekrutierung von sehr schwer zu findenden Fachleuten geht.

Grundsätzlich kann beim Active Sourcing auf jede erdenkliche Website und Social-Media-Plattform zurückgegriffen werden, auf der Menschen in irgendeiner Form miteinander interagieren. Bei jeder der gewählten Plattformen ist jedoch auf die jeweiligen Besonder- und Gepflogenheiten zu achten. Wer sich auf Twitter ohnehin gerne in fachliche Diskussionen einbringt, kann hier auch ein Jobangebot unterbringen. Wer hingegen gefühlt noch nie einen Hashtag aus der Nähe gesehen hat, dürfte es dabei schwer haben. Außerdem ist es wichtig, die Wünsche der potenziellen Kandidaten zu respektieren: Wer in seinem Xing-Profil bereits klar äußerst, dass er momentan nicht an Angeboten interessiert ist, wird nicht begeistert sein, wenn er dennoch angesprochen wird und wahrscheinlich entsprechend genervt oder eben gar nicht reagieren.

Was gilt es beim Active Sourcing zu beachten?

Qualität statt Quantität! Für jede zu besetzende Stelle sollte im Voraus ausreichend Zeit für die Recherche und Auswahl passender Suchbegriffe eingeplant werden. Dabei können gerne auch Mitarbeiter der jeweiligen Bereiche mit einbezogen werden, die entsprechendes Fachwissen beisteuern um die Suche und auch die spätere Kommunikation mit den potenziellen Kandidaten zu verfeinern. Außerdem besteht natürlich die Möglichkeit, kostenpflichtige Tools wie den Talent(pool)Manager von Xing oder den Linkedin Recruiter bei der Suche einzusetzen.

Wer seinen Wunschkandidaten überzeugen möchte, sollte bereit sein, dafür auch entsprechend Zeit und Mühe zu investieren. Ebenso wie sich Personaler wenig für austauschbare 0815-Anschreiben eines Bewerbers interessieren, wollen auch potenzielle Talente nicht mit unpassenden Copy-und-Paste-Kontaktaufnahmen abgefertigt werden. Außerdem sollte bedacht werden, dass es sich hier nicht um aktive Bewerber, sondern um passive Kandidaten handelt, die oft bereits einen Job haben und nicht zwingend auf der Suche sind. Umso wichtiger ist es also, den Talents auf Augenhöhe zu begegnen und auf ein individuelles Anschreiben und wertschätzende Tonalität zu setzen.

Einige Tipps für die Erstansprache beim Active Sourcing

• Individuelle Betreffzeile
Auf Floskeln wie „eine neue Herausforderung“ oder lediglich den Titel der Stellenanzeige verzichten, lieber direkt persönlich Bezug nehmen

• Persönliche Ansprache mit Namen
Im Zweifelsfall Namen besser kopieren als abtippen, aber bitte die Formatierung beim Einfügen entfernen

• Sich selbst und das eigene Unternehmen kurz vorstellen
„Mein Name ist XY und ich bin bei XX, einem der führenden Unternehmen für YY, für ZZ zuständig.“

• Zu besetzende Stelle nennen, dabei das Geschlecht entsprechend anpassen
Soll erst einmal nur neugierig machen, daher maximal zwei Sätze, nicht das gesamte Tätigkeitsspektrum aufzählen

• Welche Angaben des Kandidaten passen zu den gesuchten Anforderungen?
Bezug nehmen auf Arbeitserfahrung, im Profil des Kandidaten genannte Projekte/Themen, besuchte Hochschulen, Praktika, Auslandsaufenthalte, Sprachen, Kenntnisse, gemeinsame Bekannte oder persönliche Interessen

• Warum ist ein Jobwechsel für den Kandidaten interessant?
Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, geringe Entfernung zum Arbeitsplatz, nächster Karriereschritt, tolle Work-Life-Balance, moderne technische Ausstattung oder weitere Benefits

• Verbindliche Kontaktmöglichkeit nennen
Telefonnummer und E-Mail-Adresse nennen sowie am besten gleich zu einem Gespräch/einer Kontaktaufnahme auffordern, gerne auch mit direktem Terminvorschlag

So bitte nicht! Was kann man bei der Direktansprache falsch machen?

• Unpersönliche Ansprache
„Sehr geehrte Damen und Herren, zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n XY (m/w) …“

• Direkt die Unterlagen des Kandidaten einfordern
Lieber eine Möglichkeit zur ersten Kontaktaufnahme und zum Gespräch bieten

• Zu langer, unübersichtlicher Fließtext im Anschreiben
Stattdessen kurz und bündig halten und einzelne Bereiche gliedern

• Zu viel Tätigkeitsbeschreibung und Selbstdarstellung des Unternehmens
Die Kandidaten möchten wissen, warum gerade sie angesprochen werden. Stellen Sie daher den Kandidaten in den Vordergrund der Ansprache und nicht das eigene Unternehmen!

Alles beachtet! Und jetzt?

Erst einmal abwarten. Gerade in Branchen wie IT, Vertrieb oder Ingenieurwesen werden Kandidaten sehr häufig angesprochen und sind deshalb oft allein von der Masse an Kontaktaufnahmen genervt (vor allem, wenn es sich dabei auch noch um ein standarisiertes Massenanschreiben handelt). Erfolgreiche Recruiter oder Headhunter haben eine Responsequote von 40 % oder mehr – was jedoch im Umkehrschluss auch bedeutet, dass allein jeder Zweite gar nicht erst reagiert. Dem Wunschkandidaten nach einer Woche eine einmalige Erinnerung zukommen zu lassen ist in Ordnung, darüber hinaus sollte man jedoch auf weiteres Nachhaken verzichten. Wenn sich der Kandidat zurückmeldet, gilt es jedoch keine Zeit zu verlieren und sich angemessen um ihn zu kümmern. So kann es zum Beispiel für beide Seiten angenehmer sein, sich direkt bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch näher kennenzulernen, statt dem ohnehin passenden Kandidaten noch einmal den gesamten Bewerbungsprozess aufzubürden.

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